Com reclamar una factura?
Una factura impagada és aquella que no s´ha abonat dins del termini que es va determinar en el moment de la facturació. Quan lliurem una factura i hem determinat al costat del deutor que el seu pagament no serà immediat, sinó que s´efectuarà transcorregut un temps determinat, el millor és prendre una precaució molt senzilla.
N´hi ha prou amb incloure una data, un període de temps acordat, perquè el deutor sigui conscient del termini que té i, sobretot, que no pot superar, per a abonar l´import del producte o servei que se li ha proporcionat.
Així, si s´ha acordat el cobrament a 30 dies, incloure sempre aquesta data límit farà que un dia després de la mateixa ja puguem considerar que una factura està impagada.
Quins solen ser els terminis de pagament?
– 30 dies: aquest és el termini estàndard en la majoria de les transaccions comercials.
– 60 dies: alguns sectors, com la construcció o les administracions públiques, solen usar aquest termini estès. Per llei, aquest és el termini màxim per a abonar les factures.
– Pagament immediat o a la recepció: en transaccions on el risc d´impagament és alt, pot requerir-se el pagament al moment del lliurament del producte o servei.
El termini hauria d´estar reflectit en la pròpia factura.
Quan reclamar-la?
Els temps són una de les claus a l´hora de reclamar una factura impagada. Fer-ho massa aviat pot ser percebut com a agressiu, mentre que esperar massa temps pot reduir l´efectivitat de la reclamació.
Si el client té darrere un historial d´impagaments, el seguiment hauria de ser més exhaustiu.
No obstant això, el llit habitual sol seguir aquests passos:
– Enviar un recordatori: després de la data de venciment envia un recordatori amable i informal recordant l´impagament de la factura.
– Enviar un segon recordatori: si no obtens resposta, envia un recordatori més formal uns dies després.
– Notifica un avís d´impagament: si no obtens resposta i persisteix l´impagament, notifica al client sobre les accions que emprendràs.
Com reclamar-la?
Recuperar una factura impagada implica seguir una sèrie de passos estructurats perquè augmentin les possibilitats d´èxit:
Envia un recordatori formal per escrit
Si les comunicacions anteriors no han donat resultat, envia un avís formal per escrit que inclogui:
– Referència a la factura impagada.
– Esment de les comunicacions prèvies.
– Advertiment sobre accions futures en cas de continuar l´impagament.
Negocia un pla de pagament
En alguns casos, el client reprendrà la comunicació i mostrarà interès a abonar la factura, però mitjançant un pla de pagaments.
Negociar un pla de pagaments a mesura sol ser el millor per a totes dues parts, ja que permet la recuperació gradual dels diners sense comprometre la relació comercial amb el client i sense invertir més temps en el procés de reclamació.
Inicia la via judicial
Si tots els passos anteriors han fallat i la teva paciència s´ha esgotat, no et quedarà més remei que optar per l´alternativa judicial. Per a això podràs iniciar un procés que es coneix com a procediment monitori que té tres característiques:
– Si l´import no supera els 2.000 euros, no necessitaràs un advocat.
– És ràpid, el teu client tindrà un termini de 20 dies per a pagar.
– De primeres no intervindrà el jutge, simplificant el procés.
És una via ideal per a autònoms i pimes que necessiten reclamar el pagament de petites factures.
Com iniciar aquest procediment?
– Reunir les proves documentals. Hauràs d´aportar la pròpia factura, el pressupost acceptat o un contracte. També pots adjuntar emails i altres proves que ajudin a completar el procés.
– Realitzar la petició en el jutjat de primera instància. Aquesta petició s´ha de fer en el jutjat que correspongui amb el domicili del deutor.
Arribats a aquest punt, la majoria de les factures se solen cobrar per la via amistosa. És a dir, se solen abonar dins dels 20 dies que dona el jutjat.
Què passa si el client no paga i tampoc respon?
En aquest cas, se suposa que accepta les condicions i el pagament del deute.
Si no abona la factura podria sol·licitar-se l´embargament dels seus béns.
I si no reconeix el deute?
Aquest seria el supòsit més complex i delicat, ja que suposaria iniciar un judici amb tot el que això suposa quant a terminis i despeses.
Com recuperar l´IVA d´una factura impagada
Primer, hauràs de declarar l´IVA de la factura impagada. És a dir, encara que el client no t´hagi pagat, aquesta obligació fiscal es manté. Hauràs d´incloure-la en el trimestre corresponent.
Podràs recuperar l´IVA d´aquesta factura impagada complint els següents requisits:
1. Que hagin passat almenys sis mesos des de l´emissió de la factura impagada.
2. Que hagis reclamat per via judicial (procediment monitori).
3. Que hagis registrat la factura en la teva comptabilitat.
Si compleixes l´anterior, pots seguir aquests passos per a recuperar l´IVA:
– Emetre una factura rectificativa.
– Enviar la factura rectificativa a Hisenda en el termini d´un mes.
Finalment, hauràs de declarar la factura rectificativa en el trimestre corresponent.