Coneix-los.
Una pregunta molt habitual entre autònoms i petits empresaris és quins llibres comptables han de portar obligatòriament. La resposta depèn del tipus de negoci —si es tracta d´una persona física o d´una societat— i també del règim fiscal en el qual tributi. El problema apareix quan molts negocis s´adonen de les seves obligacions massa tard: en rebre un requeriment d´Hisenda o en haver de dipositar comptes anuals sense portar la comptabilitat correctament actualitzada.
En aquesta guia expliquem de manera senzilla quins llibres corresponen en cada cas, com convé organitzar-los i quins són els terminis que han de respectar-se per a la seva legalització.
Què són els llibres comptables?
Els llibres comptables són registres formals en els quals s´anoten totes les operacions econòmiques i financeres relacionades amb una activitat professional o empresarial. En ells es recullen ingressos, despeses, actius, passius i altres moviments rellevants del negoci.
La seva finalitat és permetre que autònoms i empreses portin una comptabilitat ordenada, amb la qual puguin seguir l´evolució de les seves operacions administratives i mercantils de manera cronològica.
Perquè compleixin correctament la seva funció, aquests registres han d´elaborar-se de manera sistemàtica i organitzada. Així s´ofereix una imatge clara, completa i detallada de les transaccions realitzades durant un període determinat.
Llibres comptables per a autònoms en estimació directa simplificada
La majoria dels autònoms tributen en estimació directa simplificada. En aquest règim, les obligacions comptables són menys intenses que les d´una societat, però això no significa que no existeixin. Els llibres que han d´emportar-se són els següents:
Llibre d´ingressos
En aquest llibre es registren, per ordre cronològic, totes les factures emeses. Ha de constar la data d´emissió, el número de factura, les dades del client, el concepte, la base imposable i l´IVA repercutit. Cada operació ha d´estar recolzada per la seva factura.
Llibre de despeses
Recull totes les factures rebudes i les despeses deduïbles relacionades amb l´activitat. Pot incloure subministraments, lloguers, quotes professionals, assegurances, formació i qualsevol altra despesa que compleixi els requisits per a ser deduïble. En aquest punt, una bona gestió comptable pot resultar clau per a l´autònom, perquè detectar correctament les despeses deduïbles permeses pot suposar un estalvi important en l´IRPF.
Llibre de béns d´inversió
Serveix per a registrar l´immobilitzat afecte a l´activitat, com a ordenadors, mobiliari, vehicles, eines o altres elements similars. Ha d´incloure el seu valor d´adquisició, la data d´alta, l´amortització anual aplicada i el valor net comptable.
Llibre de provisions de fons i bestretes
Només resulta obligatori per a aquells professionals que reben acomptes dels seus clients per a atendre despeses per compte d´aquests, com ocorre amb advocats, procuradors o agents immobiliaris. Si no gestiones bestretes, no hauràs de portar aquest llibre.
Llibres comptables per a autònoms en estimació directa normal
Si la teva facturació supera els 600.000 euros anuals o has renunciat de manera voluntària al règim simplificat, tributaràs en estimació directa normal. En aquest supòsit, les obligacions comptables s´equipessin a les d´una societat. Hauràs de portar:
- Llibre diari.
- Llibre major, que encara que no sigui obligatori de manera expressa, resulta imprescindible en la pràctica per a controlar la comptabilitat.
- Llibre d´inventaris i comptes anuals.
A més, la comptabilitat ha d´ajustar-se al Pla General Comptable o al Pla General Comptable per a pimes, sempre que es compleixin els requisits per a aplicar aquest últim.
Llibres comptables per a societats (SL, SA)
Totes les societats mercantils tenen l´obligació de portar una comptabilitat completa conforme al Codi de Comerç. Els llibres principals són aquests:
Llibre diari
Reflecteix de manera cronològica totes les operacions econòmiques de l´empresa. Cada seient recull el càrrec i l´abonament dels comptes afectats, seguint els criteris del Pla General Comptable.
Llibre d´inventaris i comptes anuals
Inclou el balanç de comprovació de sumes i saldos, que ha d´elaborar-se almenys trimestralment, l´inventari de tancament i els comptes anuals complets: balanç, compte de pèrdues i guanys, memòria i, quan escaigui, l´estat de canvis en el patrimoni net i l´estat de fluxos d´efectiu.
Llibres societaris
Al costat dels llibres comptables, les societats han de portar el llibre d´actes, el llibre registro de socis en les societats limitades, el llibre registro d´accions en les societats anònimes i el llibre registro de contractes del soci únic quan sigui aplicable.
Terminis de legalització en el Registre Mercantil
Els llibres comptables obligatoris han de legalitzar-se en el Registre Mercantil dins dels quatre mesos següents al tancament de l´exercici. En les societats l´exercici de les quals acaba el 31 de desembre, el termini finalitza el 30 d´abril de l´any següent.
Des de 2015, la legalització es realitza de manera telemàtica mitjançant la plataforma del Registre Mercantil. El procediment exigeix generar els fitxers en el format estàndard, signar-los electrònicament i enviar-los per via en línia.
Els autònoms que tributen en estimació directa simplificada no estan obligats a legalitzar els seus llibres en el Registre Mercantil. Així i tot, han de conservar-los durant almenys quatre anys, que és el termini general de prescripció fiscal, i tenir-los preparats per si Hisenda els sol·licita en una comprovació o inspecció.
Quant temps haig de conservar els llibres comptables?
El Codi de Comerç fixa un termini de conservació de sis anys des de l´últim seient realitzat. Per part seva, el termini de prescripció fiscal és de quatre anys. Per prudència, el recomanable és conservar llibres i justificants durant almenys sis anys, de manera que quedin coberts tots dos terminis.
Multes per errors lleus, greus o molt greus
La normativa tributària distingeix entre infraccions lleus, greus i molt greus segons l´entitat de la irregularitat detectada. Quan Hisenda aprecia una infracció, la sanció sol consistir en l´import corresponent més un percentatge que pot anar del 50% al 150%, en funció de la qualificació que s´atribueixi a l´incompliment.
- Les infraccions lleus, per exemple quan la base de la sanció és inferior a 3.000 euros o no existeix ocultació, solen sancionar-se amb el 50% de la quantitat deixada d´ingressar.
- Les infraccions greus, com l´ús de factures falses o l´existència d´anomalies substancials en la comptabilitat, poden sancionar-se amb percentatges d´entre el 50% i el 100% de la quota defraudada.
- Les infraccions molt greus, relacionades amb la utilització de mitjans fraudulents, poden comportar multes d´entre el 100% i el 150%.
A més, un retard en la comptabilització superior a quatre mesos pot implicar una multa fixa de 300 euros. Els errors formals en factures també poden generar sancions de fins a 300 euros per document.