Guía completa.
Llevar la contabilidad correctamente es clave para evitar sanciones y gestionar tu negocio con éxito. Hoy te explicamos cómo hacerlo paso a paso.
¿Para qué sirve la contabilidad de un autónomo?
La contabilidad de un autónomo permite conocer la salud financiera de un negocio y tomar decisiones acertadas. Sirve para:
- Tomar decisiones. Conocer ingresos, gastos y beneficios reales para fijar precios, invertir o recortar costes.
- Cumplir con la normativa legal. Presentar correctamente los impuestos (IRPF e IVA) ante la Agencia Tributaria conforme a la Ley General Tributaria (Ley 58/2003).
- Prevenir sanciones. Justificar todas las operaciones y deducciones frente a una inspección.
¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad?
Todos los autónomos, excepto quienes tributan por módulos, están obligados a llevar la contabilidad, según la Ley 58/2003, General Tributaria y la Orden HAC/773/2019. En el caso de los autónomos que tributan por módulos se recomienda conservar facturas y justificantes.
¿Qué libros contables son obligatorios según el régimen fiscal?
Los libros contables constituyen un registro formal en el que se deja constancia de todas las operaciones económicas y financieras relacionadas con la actividad que el autónomo realiza.
Dependiendo de tu régimen tendrás que llevar distintos libros:
1. Autónomos en estimación directa (normal o simplificada)
- Libro de ingresos: deberás registrar todos los ingresos de tu actividad, con fecha, número de factura, concepto, importe y forma de pago.
- Libro de gastos: deberás registrar los gastos relacionados con la actividad para justificar deducciones fiscales.
- Libro de bienes de inversión: para activos duraderos (maquinaria, vehículos, equipos informáticos). Incluye fecha, proveedor, importe, vida útil y método de amortización.
- Libro de facturas emitidas: sirve para declarar IVA repercutido (Modelo 303 y 390).
- Libro de facturas recibidas: sirve para justificar el IVA soportado.
2. Autónomos en estimación objetiva (módulos)
Los autónomos en módulos no están obligados a llevar libros formales, pero sí deben conservar facturas de ingresos y gastos.
¿Qué tipo de gastos son deducibles para autónomos?
Un gasto es deducible si cumple la triple condición legal:
- Afectación exclusiva a la actividad: debe estar directamente relacionada con tu actividad económica (principio de correlación de ingresos y gastos).
- Justificación documental: debes tener la factura completa (no tickets simplificados, salvo excepciones) con tus datos fiscales.
- Registro contable: debe estar correctamente registrado en el Libro de Gastos y, si lleva IVA, en el Libro de Facturas Recibidas.
Ejemplos de gastos deducibles:
- Suministros de oficina (agua, luz, gas, internet).
- Material de oficina y consumibles.
- Alquiler de despacho o coworking.
- Formación relacionada con la actividad profesional.
- Seguros profesionales y cuotas de la Seguridad Social.
¿Qué pasa si un autónomo no lleva correctamente la contabilidad? Estas son las sanciones
No llevar la contabilidad al día puede acarrear multas importantes y problemas con Hacienda. Las sanciones dependen de la gravedad de la infracción:
- Infracción leve: errores no intencionados o datos mal introducidos en los modelos fiscales. Puede suponer una multa de hasta el 50% de lo no declarado.
- Infracción grave: omisión deliberada de información contable o fiscal. La multa puede ser de entre el 50% y el 100% de lo que no se pagó.
- Infracción muy grave: fraude evidente o manipulación de la contabilidad. La multa puede ascender hasta el 150% del importe defraudado.